Procesele digitale de HR, așa cum este și utilizarea semnăturii digitale, sunt implementate în tot mai multe companii la nivel global. Această tendință a luat amploare odată cu trecerea la munca remote, moment în care procedura obișnuită de semnare a devenit complicată. Prin urmare, soluția la îndemână a fost utilizarea semnăturii digitale în cadrul organizațiilor, o procedură foarte rapidă prin care minimizezi birocrația și reduci costurile.

Semnezi rapid actele adiționale cu o soluție intuitivă

Nu în ultimul rând, inflația a făcut necesară creșterea salariilor în anumite companii, iar actele adiționale pot fi semnate mult mai repede cu o semnătură electronică. În scopul de a menține continuitatea afacerii la un nivel înalt și pentru a răspunde așteptărilor de digitalizare atât interne, cât și din partea clienților, multe companii au adoptat schimbările necesare, printre care și folosirea semnăturii digitale.

Multe companii au înțeles necesitatea semnăturii digitale

O cercetare din 2021 a celor de la DocuSign a arătat că 95% dintre organizații foloseau semnătura electronică, sau doreau să o utilizeze în viitor. Mai mult, două treimi dintre companiile care au implementat procedura semnăturii digitale, au făcut acest lucru doar începând cu anul 2020. Astfel, există un un trend ascendent al implementării acestei operațiuni. Organizațiile s-au adaptat la nevoile cauzate de pandemie, înțelegând beneficiile care vin alături de semnătura electronică.

Pentru eficientizarea activității interne, dar și pentru menținerea business-ului competitiv, semnarea documentelor în format digital este un aspect esențial. Un articol publicat în iunie 2023 pe site-ul explodingtopics.com arată că numărul de business-uri care utilizează semnătura digitală a crescut cu 50%, în comparație cu începutul pandemiei, în anul 2020.

O semnătură digitală îți asigură fluxuri optime de lucru

Pentru rapiditate și eficiență în activitățile specifice, diferite departamente ale companiei își doresc implementerea semnăturii digitale. Spre exemplu, departamentul de resurse umane are nevoie de această facilitate pentru a simplifica procesul de recrutare și procesul de onboarding.

Cei din departamentul de vânzări ar putea avea aprobate și semnate anumite contracte mult mai repede cu o semnatură electronică, iar achizițiile ar putea avea loc printr-un flux mai rapid. Necesitatea semnăturii digitale poate fi extinsă la întreaga organigramă, fapt ce ar crește productivitatea angajaților și ar îmbunătăți comunicarea internă.

Care este procesul de utilizare al semnăturii digitale?

Folosirea semnăturii electronice permite semnarea și trimiterea documentelor în câteva minute către părțile implicate în procesul de semnare. Datorită posibilității de a semna de oriunde și oricând, managerii și angajații dintr-o companie nu trebuie să se afle la birou sau chiar în același oraș pentru realizarea procedurii. De asemenea, semnarea unui document nu mai necesită tipărirea și scanarea ulterioară, un proces care încetinea transmiterea actelor. Caracteristicile și beneficiile semnăturii digitale te ajută să-ți optimizezi semnificativ operațiunile interne.

Ce beneficii îți aduce semnarea documentelor în format electronic?

Eficiența adusă în companii de un soft resurse umane complex, în care există opțiunea utilizării semnăturii digitale, contribuie decisiv la alegerea organizațiilor de a utiliza tehnologia pentru operațiunile zilnice. Odată cu trecerea la un format hibrid de muncă, angajații s-au obișnuit cu instrumente digitale necesare pentru a-și îndeplini anumite sarcini.

Timpul de lucru este optimizat, iar companiile pot răspunde mai repede la solicitările clienților, cât și ale angajaților. Multe organizații au decis adoptarea semnăturii digitale pentru operațiunile interne, măsură care a redus birocrația și a simplificat comunicarea între management, departamentul de HR și personal.

Ca manager de resurse umane, prin implementarea semnăturii digitale îți reduci volumul de muncă, și îți pot dedica mai mult timp și resurse pentru îmbunătățirea experienței de lucru a angajaților, dar și a culturii organizaționale. Simplificarea managementului documentelor asigură eficientizarea administrării de personal, iar astfel va crește și satisfacția angajaților.

Utilizarea semnăturii digitale asigură securitatea documentelor

Securitatea și protecția datelor pentru diverse tipuri de documente este adusă de o semnătură electronică avansată sau calificată. Acest lucru este important pentru departamentele de resurse umane, deoarece ele gestionează informațiile angajaților, date personale și posibil sensibile pentru angajați.

Prin implementarea semnăturii digitale în fluxurile de lucru ale departamentului HR, poți controla mai ușor accesul la documente, și de asemenea respecți reglementările legale privind securitatea lor.

Cum se diferențiază o semnătură electronică avansată de o semnătură calificată?

În ceea ce privește diferențele dintre o semnătura electronică avansată și una calificată, acestea ar fi:

• Semnătura electronică avansată are un nivel mediu de încredere și se folosește pentru semnarea documentelor cu un nivel mediu de risc (ex: cereri de concediu);
• Semnătura electronică calificată este bazată pe un certificat digital calificat, care oferă cel mai ridicat nivel de încredere. Poate fi folosită pentru semnarea unor documente cu nivel ridicat de risc, cum ar fi contractele comerciale sau de prestări servicii.

Economisește timp și resurse materiale prin utilizarea semnăturii digitale

Atunci când iei măsurile necesare pentru a simplifica procedurilor interne, crești eficiența din cadrul companiei tale. Totodată, angajații vor aprecia eforturile organizației de a le pune la dispoziție instrumente digitale performante, precum o semnătură electronică. Astfel, personalul va avea mai mult control asupra proceselor în care sunt implicați și își vor putea desfășura activitatea mai ușor.

Simplifică-ți procesele de semnare cu True Semnătura Electronică

Îți dorești ca organizația ta să beneficieze de implementarea semnăturii digitale? Cu modulul True Semnătură Electronică, poți semna acte adiționale, adeverințe, dar și alte documente necesare în cadrul companiei. 

Sursă: https://ucmsbyarobs.ro/semnatura-digitala-in-mediul-profesional