Informații generale

În ultimul an, munca s-a mutat de la birou acasă, iar în unele țări din Europa aproape jumătate din angajații își desfășoară activitatea la distanță. Amploarea pe care a luat-o telemunca în ultima perioadă face și mai vizibilă nevoia de digitalizare a relațiilor de muncă, chiar dacă se revine și la munca de la birou. Asociat frecvent conceptului paperless, biroul digital nu înseamnă însă eliminarea completa a hârtiei, ci digitalizarea fluxurilor de lucru, pentru ca eficiența muncii să crească, iar costul de timp și bani să scadă.

Ce înseamnă conceptul de birou digital

Știai ca acum poți ridica rezervarea unei societăți comerciale (firme) noi doar online? În ultimele luni afacerile digitalizate au funcționat mult mai eficient, având suportul mai multor instrumente, softuri, aplicații și instituții. Acest lucru a fost atât o veste bună pentru antreprenori, cât și pentru corporațiile mari, care au eficientizat costurile și procedurile, atât în avantajul lor intern, cât și în beneficiul angajaților. Acum un birou digital presupune că poate opera cu angajați de pe diverse continente, că semnarea actelor se poate face electronic, că membrii nu au nevoie să se întâlnească offline decât dacă doresc acest lucru, dar nu pentru că sunt nevoiți. De asemenea, digitalizarea la birou presupune angajați mai fericiți, mai ușurați, mai eficienți și o afacere mai productivă.

Metode de a implementa conceptul de birou digital

Fie că ești antreprenor sau administrator cu drept de decizie într-o organizație mare, digitalizarea va eficientiza o mulțime de procese care acum te pot ține în loc în mod inefficient. Cu siguranță cunoști deja majoritatea metodelor, însă este bine să te asiguri că le-ai încadrat pe toate în fluxul tău de lucru.

Folosirea mesageriei electronice

Digitalizarea la birou a apărut de când am început să folosim chatul și emailurile în loc să facem întâlniri rapide, care să întrerupă fluxul de lucru al celorlalți. La acest capitol este important să ai în vedere aplicații precum Slack, care se asigură că angajații pot vorbi pe canale diferite, fără a face spam pentru ceilalți colegi, sau a vedea multe mesaje dezorganizate. In plus, această metodă scutește și maniera inconfortabilă ca unii angajați sa fie căutați pe rețelele sociale de către alți colegi, pentru a vorbi acolo.

Semnătura electronică

Chiar și dacă aplici la fonduri naționale sau europene, organizația ta va avea nevoie doar de semnătură digitală acum. Acest lucru te poate scuti de drumuri infernale, timp de așteptare la cozi sau și simplele proceduri de semnare, scanare și trimitere a documentului. Semnătura se obține cu ușurință, iar apoi beneficiezi de ea în mod perpetuu.

Acordarea tichetelor de masă pe card de masă

Dacă angajații obișnuiau să spună că tichetele de masă nu le încap în portofel, sunt greu de numărat, de urmărit sau de completat la casa de marcat, atunci cu siguranță cardul de masă îi va mulțumi. Acesta funcționează precum un card normal, nu ocupă spațiu, iar soldul poate fi verificat, printr-o aplicație digitală. Membrii organizației tale pot achita cu el în aproape orice supermarket și îl vor considera extrem de ușor de utilizat, putând să și bugeteze mai bine cumpărăturile.

Soluții de stocare și arhivare electronică

Mai ții minte când obișnuiai să spui „s-a blocat calculatorul și nu dădusem save”? Acest lucru ar trebui sa fie de domeniul trecutului acum. Majoritatea aplicațiilor au o alternativă în online, care îți creează automat backup în timp ce lucrezi. Astfel, nu mai pierzi progresul, iar echipa necesară poate avea oricând și de oriunde acces către documentele respective. De exemplu, în loc de suita Microsoft Office poti salva suita Google, dar și de la Microsoft poți alege sistemul lor de cloud, pentru a avea acces de pe orice dispozitiv la fișierele tale.

Soft de salarizare și bugetare

Cum calculezi costurile, productivitatea și eficiența echipelor tale? Ai un consultant sau o analiză strategică a fiecărui departament, comparat cu investițiile efectuate și rezultatele obținute? Toate acestea pot fi măsurate și puse în context de către un expert financiar, dacă îl poți ajuta cu un soft pe care deja îl folosești, cu ajutorul căruia acesta poate analiza situația ta monetară.

Aplicație de pontaj pentru angajați

Digitalizarea a dus la o metodă mai greoaie de a contoriza overtime-ul? Le poți oferi angajatilor opțiunea de a controla atunci când lucrează peste program, iar în rest să monitorizezi doar dacă își îndeplinesc obiectivele și lucrează la înălțimea așteptărilor. Nu recomandam click tracking-ul, prin care verifici efectiv dacă angajatul a avut activitate pe calculatorul său, deoarece ideal ar fi să lucrezi cu angajați autonomi, care să se autoresponzabileze singuri în a-și realiza obiectivele.

Avantajele digitalizarii la birou

Economisire timp

Digitalizarea la birou va scuti procesele de întreținere se va încuraja procesele de evoluție, dezvoltare, creștere, învățare. Astfel, tu și angajații tăi va veți putea ocupa de rezultate în loc de lucruri pe care pur și simplu trebuia sa le faceți în scop administrativ.

Economisire costuri

Drumurile, resursa umană pierdută, cantitățile de hârtie irosită, costurile cu chirii fizice sau utilități pot fi reduse atunci când compania ta se bucura de o digitalizare accelerată.

O companie prietenoasă cu mediul înconjurător

Nici nu va mai fi nevoie să ai acele semnături un email care îți amintesc să te gândești de două ori dacă să printezi sau nu acel mesaj. Componenta de birocrație va ocupa mult mai puțin spațiu atât fizic, cât și mental.

Sursa: https://upromania.ro/blog/digitalizarea-la-birou/