În proiectele de îmbunătățire procese sau process mapping pe care le implementăm la clienți, ca etapă din "instalarea" unui sistem de management al calității, ajungem și la standarde și proceduri.

Ce este un sistem?

Sistemul este un grup de elemente sau o combinație de părți componente care servesc unui scop definit: ex. infrastructura de transport.

Sistemul servește un scop și aduce valoare, dar dacă o parte componentă nu este eficace (respectiv nu produce ceea ce ar trebui ca rezultat) atunci sistemul nu funcționează. Aceste componente sunt procesele.

Ce este un proces?

Un proces este o suită de activități interconectate, care fac ca sistemul să funcționeze.

În exemplul de mai sus pentru sistemul de transport, urban să zicem, există un proces pentru a-ți lua bilet online, alt proces pentru a-ți face abonament, mijloacele de transport au (sau ar trebui să aibă) procese de mentenanță, de verificări tehnice periodice etc. Deci procesele sunt părțile mai mici ale sistemului care fac ca acesta să funcționeze.

Mai simplu spus, sistemul răspunde la întrebarea CE? iar procesele răspund la CUM?

Mai departe, pentru ca procesele să fie "robuste" (să aibă ca rezultat ceea ce ne dorim) este necesar sa definim cea mai bună variantă (disponibilă în condițiile de azi) de a le realiza.

Pentru asta sunt standardele și procedurile.

Dacă de multe ori standardele țin de cerințe client / reglementări legale / de produs etc., procedurile vin sa "reglementeze" și ele modul în care înțelegem să operăm. Altfel spus, ne ajuta să stabilizăm procesul definit. 

Care sunt pașii definirii unei proceduri operaționale?

1. Selectează membrii echipei care vor contribui (da, ar trebui sa fie un exercițiu de echipă)

2. Delimitează "aria de acoperire" a procedurii. Procesul sau partea procesului la care se referă.

3. Documentează procedura utilizând un checklist, diagrama de proces, alte modele utile

4. Introdu informație relevantă - metode, sisteme, H&S etc

5. Definește "metricile" - CE și CUM vei măsura pentru oportunități de îmbunătățire.

Acum, să trecem la implementare!

Inițiativele de îmbunătățire continuă sunt un standard în companiile performante însă acum ele își pot arăta potențialul, dacă sunt implementate în mod profesionist.