Una din zonele importante ale companiei din care începe deobicei digitalizarea este partea de digitizare a documentelor, în special documentele care intră (IN) în cadrul firmei (documente IN: contracte Furnizori, oferte Furnizori, facturi Furnizori). Documentele care ies (OUT) din companie deobicei sunt mai ușor de gestionat, au același șablon, sunt doar câteva tipuri de documente și se generează electronic în una sau mai multe aplicații.  În schimb documentele care intră sunt de diferite șabloane, sunt multe tipuri diferite, unele conțin toate informațiile necesare altele au anexe sau documente suplimentare.

 De ce este importantă digitizarea documentelor? Pentru că ele conțin date sau informații de care ulterior majoritatea departamentelor au nevoie: contabilitatea, achizițiile, producția, managementul, etc. O parte din informațiile și datele de pe aceste documente ajung în sistemele deja folosite introduse manual de către operatori dar o parte nu ajung, de multe ori informații de pe același document sunt introduse in aplicații diferite iar în alte cazuri este nevoie de documentul respectiv pentru a fi copiat și transmis către diferite autorități (ANAF, Tribunale, Poliție, Primării, Minister fonduri europene, Terți). Prin procesul de digitizare a documentelor defapt sunt colectate toate aceste informații cât mai automatizat prin procedee de scanare și indexare specifice sistemelor de arhivare și management al documentelor. Se crează astfel o arhivă electronică centralizată la nivel de companie în care ești sigur că vei găsi documentele în format electronic oricând mult mai ușor iar un aspect important ai o variantă de rezervă a arhivei fizice pe care o deții, legal ești obligat de către Arhivele Naționale să deții o arhivă cu anumite documente pe perioadă medie și lungă (anual, 5 ani, 10 ani, 50 de ani).

Următorul pas în digitalizarea documentelor este crearea unor fluxuri automatizate prin care documentele arhivate electronic să fie indexate cât mai automatizat (mecanisme de import automatizat, culegere de indexuri din alte aplicații, OCR), să circule între departamente pentru verificări și aprobări iar pe parcurs să fie extrase din ele informațiile și datele necesare pentru operațiile zilnice din cadrul companiei.

Procesul de digitalizare a documentelor compus din cele doua mari componente arhivarea electronica și configurarea de fluxuri de documente digitale este primordial în strategia de digitalizare a afacerilor.